Kuidas võrrelda projekteerimise hinnapakkumisi?

Lähteülesanne ja alusmaterjalid on erinevatele koostööpartneritele hinnapäringuks laiali saadetud ning nüüd tuleb saadud hinnapakkumisi omavahel võrdlema asuda. Tundub loogiline võrrelda pakkumisi hinnapõhiselt, kuna kõigile sai saadetud sama alusinfo, kuid siiski ei ole korrektne teha lõplik otsus üksnes hinnapõhiselt.

Siin on nimekiri asjaoludest, mida hinnapakkumiste võrdluses arvestada.

Hinnapakkumise sisu ja tingimused

Vastavus lähteülesandele. Hinnapakkumise ja lähteülesande võrdlemisel tuleb välja selgitada, et seal on kõik tööd ja nende tähtajad nimetatud ning tingimused täidetud, mis on lähteülesandega määratud ja ette antud. Näiteks maa-ala suurus, eskiiside arv, soovitud projekti maht ja projekti etapid, aegjoon ja tähtajad, tööga alustamise aeg, teenuse eest tasumise tingimused jne.

Kui pakkumises on midagi kaheti mõistetavat, siis tuleb kindlasti uurida pakkumise koostajalt lisainfot ja teha ettepanek pakkumist täiendada. Kui pakkumises on toodud teenuseid, mida näiliselt ei ole tarvis, siis tuleb pakkumise koostajalt uurida, miks need on pakkumisse hõlmatud. Enamasti saab pakkumist vastavaks korrigeerida, kui tegemist on eksitusega, kuid võiks ka hoopis selguda, et pakkumise koostaja näeb lähteülesande pealt juba ette mingi probleemi lahendamise, millega lähteülesande koostaja ei ole osanud arvestada, et võiks üldse tekkida.

Lisakulud ja lisatööd. Kui hinnapäringu saaja ei paku ise kõiki küsitavaid teenuse osasid, siis on need tarvis mujalt lisaks küsida ning nende eest tuleb eraldi juurde tasuda. Näiteks võivad lisateenustena lisanduda geodeetiline alusplaani koostamine, puittaimede inventeerimine, elektriprojekt vms.

Veel on oluline märgata, millised teenuse osad ja millises mahus on pakutud hinnapakkumise koosseisus ning mida ja millistel tingimustel käsitletakse tunnipõhiselt ja/või lisatöödena. Nimelt teatud teenuse komponendid tuuakse välja tunnipõhiselt, kuid kuna nende tundide arv ei ole hinnapakkumise koostamise hetkel teada ja hinda ei ole võimalik pakkuda – näteks autorijärelevalve. Oluline on täpsustada hinna sees olevate eskiiside arv ja muudatuste sisseviimise maht. Samuti teha kindlaks, millistel tingimustel on muudatused käsitletavad lisatööna. Näiteks kinnitatud eskiisi edasiarendamisel järgmisesse projekteerimisetappi selgub, et tulenevalt lähteandmete muutumisest on vajalik projekti muutmine, siis tavapäraselt on see käsitletav lisatööna.

Suhtlus ja koostöövalmidus

Parim lahendus sünnib koostööst. Alati on parim valida koostööks partner, kellega on meeldiv suhelda, kes osakb kuulata, mõistab, mis kliendi jaoks on olulisim, suudab lahendusi pakkuda, läheneb probleemide lahendamisele operatiivselt ja on koostöövalmis. Tihe ja tõhus suhtlus on projekti õnnestumise eelduseks.

Kogemus ja kvalifikatsioon

Oluline on uurida, millised on teenusepakkuja pädevused. Projekteerimiseks on enamasti tarvis kaasata volitatud maastikuarhitekt tase 7, teatavatel lihtsamatel juhtudel ei ole see tarvilik ja piisab diplomeeritud maastikuarhitekt tase 7 kaasamisest.

Projekteerimistegevuse õiguse kohta saab infot Majandustegevuse registrist ja kutse olemasolu saab kontrollida näiteks Kutsekojast. Hea ülevaate kogemusest annab ka portfoolio, millest selgub, kas kogemus sarnaste projektidega on olemas.

Maine

Portfoolio annab ettevõtte kogemustest üldiselt hea ülevaate. Vahel on juba isiklik kokkupuude selle ettevõttega ja varasem kogemus koostööst olemas, kuid uue teenusepakkuja puhul seda veel ei ole. Heaks lisainfoks on varasemate klientide tagasiside, millest selgub ettevõtte maine.

Jätkusuutlikkus ja keskkonnasõbralikkus

Aina enam tuleb tähelepanu pöörata ressursitõhususele. Kui see on antud projekti puhul prioriteet, siis tuleb uurida, milliseid jätkusuutlikke võtteid teenusepakkuja igapäevaselt oma töös kasutab ning millisel viisil ja mahus antud projekti puhul saaks neid rakendada. Levinumad näited on vihmavee kohapeal immutamise süsteemid ja looduslikult levivate taimede kasutamine pakutavas lahenduses.

Vastutuskindlustus

Vastutuskindlustuse olemasolu näitab, et teenusepakkuja on läbi mõelnud oma tegevuse ja vastutab oma tegevuse eest võimalike kahjude korral. Hea on veenduda, kas teenusepakkuja omab vastutuskindlustust.

Kokkuvõte

Projekteerimise hinnapakkumiste võrdlemisel on oluline kontrollida, kas hinnapakkumine vastab lähteülesandele – kas kõik vajalikud tööd, tingimused ja tähtajad on seal kajastatud.

Tasub olla tähelepanelik lisakulude ja lisatööde osas ja veenduda, et kõigist kuludest tekib selge ülevaade. Suhtlus ja koostöövalmidus on samuti kriitilise tähtsusega – valida partner, kellega on hea suhelda ja kes mõistab, milliseid eesmärke projektiga täidetakse. Teha kindlaks teenusepakkuja varasem kogemus ja kvalifikatsioon, et oleks selge, et valitud partneril oleks olemas vajalik pädevus projekti valmimiseks.

Veenduda, et teenusapkkujal oleks hea maine, selleks vaata nende varasemaid töid ja vajadusel küsi tagasisidet eelnevatelt klientidelt. Samuti on tähtis projekteeritava lahenduse jätkusuutlikkus, et teenusepakkuja lähtub neist põhimõtetest. Ning kontrollida, kas teenusepakkujal on vastutuskindlustus, mis annab kindlustunde nende vastutustundliku tegevuse eest.

Need sammud aitavad langetada lõpliku otsuse, et valida lähteülesandele vastav projekteerimisteenus.