Mis on lähteülesanne ja kuidas seda koostada?

Lähteülesande olemus

Lähteülesanne on juhiste kogum projekti eesmärgist, mida soovitakse saavutada; selle eesmärgi saavutamise viiside kirjeldusest; soovitud tulemuste kirjeldusest. See on projekteerimise alusdokumentide (planeeringute, projekteerimistingimuste, õiguslike normide, juhendite ja standardite) kõrval hinnapäringu olulisim alusdokument, sest annab suunised, mida soovitakse.

Lähteülesannet on tarvis mitmel põhjusel. Esiteks terviklikkus ja põhjendatus. Tellija mõtleb lähteülesannet koostades läbi: kellele, mida ja miks projekteeritakse; mismoodi eesmärk saavutatakse (kontseptsioon ja/või lahendusviis); kuidas tulemust hinnatakse, st mille alusel mõõdame, et pakutud lahendus vastab eesmärgile? Teiseks, lähteülesanne on kui strateegia ja filter, millest lähtuvalt tehakse projekteerimisotsused, et soovitud tulemus saavutada. Kui tekib mõni probleem, siis lähteülesandele tuginedes on võimalik prioriteedid seada ja leida parim lahendus.

Lähteülesande koostamisel arvestada järgmist

Töömaa piiritlemine

Enamasti hõlmab töömaa terve kinnistu, vahel ei ole tarvis kogu kinnistuga tegeleda. Töömaa piirid tuleb fikseerida, et oleks selge, mis on projekteerimisala ulatus, nt saab kujutada skeemina vms. Teatavatel juhtudel on tarvis naaberkinnistust ka mingi osa kaasata, sellisel juhul tuleb ka see töömaana ära märkida. Kaasomandi puhul mainida, kes kuuluvad otsustajate ringi. Kui töömaa moodustub mitmest kinnistust, siis juhul, kui need kinnistud kuuluvad erinevate kohalike omavalitsuste mõjupiirkonda, siis seda eraldi välja tuua.

Kellele projekteerime?

Oluline on läbi mõelda, kes on välisruumi kasutajad. Kirjeldatakse kasutajaid, nt vanuserühmad (nt lasteaias on kasutajaks erinevate vanuserühmade lapsed; avalikus ruumis võib olla lapsed, noorukid, eakad ja tööealised), võimed ja erivajadused (nt nägemisraskustega, liikumisraskustega inimesed), huvid ja ootused (nt jalgteest eraldiseisev jalgrattatee), iseseisva hakkamasaamise toetamisvõimalused (nt käsitugede ja seljatoega pingid kõnnitee ääres, tasane kõvakatend) jt. Kirjeldada, mil viisil nad välisruumi kasutavad (nt veedavad seal aega, läbivad ala oma igapäevatoimetustele liikudes) ja mida neil selle ruumi kasutamiseks tarvis on (välisruumi funktsioonide loetelu).

Mida projekteerime ja miks?

Kui kasutajad on kindlaks tehtud ja kirjaldatud, siis tuleb otsustada, mida on tarvis sellesse ruumi luua, et kasutaja tunnetaks ruumi kooskõlaliselt? Tulenevalt kasutaja iseloomust saab otsustada, milliseid funktsioone on alale tarvis, millist lisaväärtust kasutajale pakkuda, mis on tulevikku vaatavad suunad (nt vananeva ühikonna vaatenurgast), ühenduste ja sidususe loomine kõrvalasuvate välisruumi osade ja nende funktsioonidega, kooskõlalisuse saavutamine (vastab kasutaja ootustele).

Kes tellib alusuuringud ja eriuuringud ja eriosad?

Kui on arvestatud, et tegeletakse ise alusuuringute (nt geodeetiline alusplaan, ehitusgeoloogia) ja eriuuringute (nt radooni uuring, mürauuring, liikumisuuring, puittaimede inventeerimine, rohttaimede inventeerimine) tellimisega, siis see tuleb välja tuua. Kui soovitakse, et projekteerija nende tellimise organiseerib, siis see tuleb selgelt väljendada.

Kvaliteet

Üheltpoolt määravad välisruumi lahendamise kehtivad planeeringud, projekteerimistingimused ja õigusaktid, kuid oluline on läbi mõelda, mil viisil välisruum lahendatakse – kontseptsioon ehk kujunduprintsiip; milline on soovitud lahenduse kvaliteedistandard ning ka see, kas projekteerime 20 aastaks, 30 aastaks või 100 aastaks. Sellest lähtuvalt valitakse projekteerimise käigus elus kui eluta materjalid.

Huvitatud osapooled ja asjalised (nn stakeholders)

See punkt on oluline siis, kui tellija ei ole ise projekteeritava välisruumi kasutaja. Avaliku ruumi puhul tuleb kohaliku omavalituse ja kohalike elanikega (ka vabaühendustega) koostööd teha, et saavutada parim tulemus. Tuleb otsustada kaasamise formaat; mismoodi tehtud ettepanekuid arvestatakse ja muud sellega kaasnevad asjaolud. Nt töötoad, küsitlus, avalikustamise viisid (veebis või avalik tutvustus) jm. See annab ka projekteerijale ettekujutuse, kuidas töömahtu, tööle kuluvat aega ja tööde järjekorda planeerida.

Prioriteetide seadmine

Mis on selle projekti puhul kõrgeim prioriteet ja miks? Kui on teada, mis on väärtused, millest projekteerimisel lähtutakse, st on fikseeritud, mis on kõige tähtsam selle projekti raames saavutada, siis on selge, milles võib teatavate asjaoludu ilmnemisel järeleandmisi teha ja milles mitte. Näiteks kärbete korral annab prioritiseerimine head suunised, mis on vaieldamatult oluline ja mille arvelt saab odavamaks projekteerida ilma, et eesmärgi täitmine ja seatud väärtused kannataks ning tulemus tundmatuseni moonduks.

Ajakava

Ajakavas tuleb arvestada uuringute, projekteerimiste, kommunikatsiooni ja kooskõlastustega. Selgelt peab olema eraldi aeg planeeritud erinevate alusuuringute, eriuuringute ja projektiosade valmimiseks. Oluline on märgata, et projekteerimisega saab alustada siis, kui alusuuringud ja eriuuringud on valmis. Vahel võib tekkida arusaam, et projekteerimine võib alata ilma uuringuteta, kuid see pole nii, sest uuringutest tulenev info mõjutab projekteerimise kulgu ning ilma nendeta alustamine põhjustab asjatu (tühja) töö tegemist. Samuti tuleb arvestada, et projekteerimisel esineb teatav järgnevus, st ühe eriosa projekteerija töö sõltub teisest ja teatavaid osasid ei saa teha ühekorraga samal ajal. Veel tuleb arvestada asjaoludega, et kohaliku omavalitsusega suhtlemine võtab aega ja kooskõlastusprotsess võib kujuneda kavandatust pikemaks.

Kommunikatsioon

Läbi mõelda, kui tihti ja mis kanali kaudu toimub informatsiooni vahetus projektiga seotud osapoolte vahel. Hea on nimetada juba lähteülesandes seotud osapooled, nt kohaliku omavalitsuse (sh muinsuskaitseamet jt) kooskõlastajad ja erinevad võrguvaldajad, kelle kooskõlastus tuleb projektile saada.

Eelarve

Planeerida projekteerimise ja ehitamise eelarve, et oleks selge, millised ressursid on eesmärgi realiseerumiseks ette nähtud. Samuti tuleb arvestada projekti keerukust. Selleks on hea ette näha ehitusmaksumuse suurusjärku peegeldav eelarvestamise etapp nt eskiisi või eelprojekti faasis. Nendes etappides saab veel projektis suuremaid muudatusi teha, kui tasuvusanalüüs seda vajadust näitab.

Tugeva lähteülesande kasud

Kvaliteetse maastikuprojekti alustalaks on hea lähteülesanne, mille kaudu tellija väljendab, kes on ruumi kasutaja, milliseid funktsioone alale on tarvis projekteerida ning millise kontseptsiooni ja kvaliteediga peab pakutud lahendus olema.

Tugev lähteülesanne tasub end ära mitmel põhjusel.

Aja kokkuhoid ebavajalikust ümberprojekteerimisest

Hea lähteülesanne on täpne, selge, üheselt mõistetav, võimalikult lühike ning seal on kõik vajalik esile toodud. Eesmärgiks on välja tuua nii palju kui vaja ja nii vähe kui võimalik, et dokument nö lohisema ei hakkaks. Selline lähteülesanne tagab, et kõik projektiga seotud osapooled mõistavad projekti eesmärke ja oodatavat tulemust. See aitab vältida segadust, ebavajalikku ümbertegemist ja arusaamatusi hilisemates projekteerimisetappides.

Aja kokkuhoid aja- ja asjakohasest kommunikatsioonist

Selge kommunikatsioon tagab, et kõik asjaosalised oleksid projekti arengutega kursis ja teaksid, mida ja millal neilt oodatakse.

Lähteülesanne aitab kaasata kõiki õigeaegselt, mis tagab, et nende seisukohad kajastuksid projektis. Kogukonna panus projekti edusse suurendab kogukonna tunnet, mistõttu võetakse lahendus omaks ja toetatakse selle lahenduse edasi projekteerimist ja väljaehitamist.

Riskide maandamine

Eelarve ja ajakava lähteülesandes aitab kaasa sellele, et projektil oleksid vajalikud rahalised ja inimressursid, et ettenähtud tähtajaks projekt valmis saada.

Prioritiseeritud lähteülesanne aitab probleemide korral nende leevendamiseks või maandamiseks kiirelt otsuseid langetada ja vajalikke meetmeid rakendada. Selged prioriteedid võimaldavad projektimeeskonnal võimalikke probleeme ette näha ja nende esinemisel parim lahendus pakkuda nii, et eesmärk saaks täidetud just etteseatud väärtustele tuginedes.